如何利用总结化身“高级职业经理人”

时间:2019-7-1 8:20:31信息来源:三茅人力资源网 点击: 【字体:

我相信十位HR有九位都害怕听到总结二字。回首想想,发现年年写总结,年年白写,年年写计划,年年白写。更有80%的职场人认为工作总结就是述职报告,这是严重的错误思想。

因此,今天我就教各位职场人如何撰写年中总结。

首先我们要搞清楚总结的概念,不要看不起这个小小的概念,正是因为没有搞清楚什么是总结什么是述职,导致HR在领导眼中成为”事务型“ 执行小HR。

工作总结英文是job summary或者work summary。

一、工作总结必须包括这几个项目

1、一段时间内的工作;

2、全面系统的检查、总评价、总分析、总研究;

3、必须分析获得的成绩、与预期目标的差距、实施过程中遇见的困难以及完成这绡事情时获得了哪些经验等。

二、工作总结的要求

1、总结只是一个果,它的因是计划。因此每一次的总结请一定要与你的计划挂钩,计划中要实施的那些具体项目是否完成?计划中要实现的KPI是否完成?没有完成的原因是什么?要记住,计划与总结一定是逻辑关系的,订计划总是在总结经验的基础上进行,而总结需要与计划做出反馈。计划到总结的循环是:计划-》实施-》总结-》下一个循环。

2、总结最关键的是有轻有重。总结大多数情况下是包括KPI、包括项目、包括协作、包括部门里参予的事件,而不仅仅是自己的工作职责与流水帐。因此一定要突出重点,这些重点是是指工作中取得的主要经验、或发现的主要问题、或总结出来的规律或未来要改善的系统。总结不能越写越长,也不能分散笔墨,兼收并蓄。

3、总结要言简意赅,与企业业务并重。任何一个岗位都不要把总结写成流水帐或者是传统述职报告,需要有一定特点,尽量用数据展示及言简意赅的说明为主。工作与总结的长短没有关系,要想让老板及业务负责人都能看重HR,HR在撰写总结时请一定要考虑:老板要看什么?业务部需要了解什么?总结出来的事情哪些是与业务及结果有关?而不是仅仅把这一段时间以来自己“做了什么“给罗列出来。那叫”工作清单”,不叫”工作总结“。

三、工作总结的形式与结构

半年度总结或者年度总结都需要在一段时间内的工作过程、经验、结果等做出规律性的总结,以文字形式展示。而总结的结构可以有纵式也可以有横式结构。

纵向结构即按主体内容不同时间段的纵向发展进行总结,不同时间段的做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。

横向结构即按一定逻辑关系将其分成若干部分逐一写来。以HR的半年度总结为例:如果是横向结构可能会是先谈体系变革过程、结果、经验、教训,再谈各模块这半年的数据、数据背后的规律、经验、不足等。

四、写工作总结容易被忽视的几个要点

1、在工作总结中除了明确工作职责以外,更需要就目标完成状况、达成的绩效以及下一步改进计划进行展示。

以一个项目实施的工作内容为例,应该包括一下要点:

分析存在的问题,找出原因与解决方案。 为什么要做?

确定项目的范围与目标。 做到什么程度?

项目组织。人力资源、职责、沟通。 谁来做?

工作分解:工作内容、层次、顺序。 做什么?如何做?

项目计划与进度控制,防范风险。 何时做?如何保证?

工作质量跟踪、控制、评价。 做得如何?

控制项目预算。 花多少钱在做?

工作成果、文档。 做了什么?

评价、审批 通过。 做的结果满意否?

下一步工作? 还要做什么?

2、半年度总结及年度总结均需要站企业的角度思考而不仅仅是“个人从事的岗位”

工作结果是否有利于公司整体和部门。

从公司战略出发,结合产业趋势,细化到部门,最终人本现在员工个人的日常工作中。

一定要多以量化的数据做建议的参考,但不仅仅是数据的罗列,是数据的展示及数据的分析;

3、在展示数据时,尽可能用图表做出展示及分析。

例如:swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法等,会使你的总结非常专业和精彩。

4、不要尽说“好话”,而不反思及创新。在总结中要将认识的不足展示,对于自己工作不足的地方也要详细说明反思创新,总结的主要目的是通过反思过去,找出问题所在,请注意,在反思的同时一定要拿出解决方案及下一步计划。

5、重视细节。不要忽略细节,尤其是一些重大事件的细节,通过细节的描述,赢得上司的关注和理解,毕竟上司在决策层,有时并不能理解执行层的苦衷。

6、建立自己的风格。尽量多想想用自己的风格特点去写,不可抄袭或照搬人家的总结。有一个风格鲜明的个人总结会让领导对你的赏识度UP、UP、UP。

四、工作总结中更好的利用数据

在此先感谢三茅著名数据化老师齐涛老师,他的课真的是能够给人很多数据化管理的启发。

根据HR的工作性质分,在工作总结中可以呈现的数据大致可以有三种,包括但不限于:

描述性数据:指标、总量、均值、极值等,例如:总人数、总人工成本、平均人数、平均薪酬等

管理性数据:体现HR工作效能的数据,例如:招聘完成率等、人均招聘成本、招聘到岗率等

运营性数据:与财务、销售等部门的数据有关系的数据,例如人工成本增长率、销售额与人工成本的逻辑关系,数据呈正相关还是负相关,每新增一元销售额需要新增多少人工成本等等。

HR在进行总结时一定要深度挖掘数据背后的故事,找出数据与数据之间有联系,通过数据找到真正的症结,而不是主观性的判断再来数据进行佐证。拿历史数据构建数据模型。

举例说明:将企业的离职人员的全部数据进行整理,包括离职员工的工龄、家庭婚育情况、司龄、家庭住址变化、就职岗位、跳槽次数等全部数据进行统计分析,发现在某种情况下可能某类岗位的某些任职人群在某个时间段内的离职率较高,此时就需要认真对待这群被预测出来可能离职的人群,利用数据背后的关联性找到能够为企业管理做出决策的可能性,这才是真正能够体现高阶HR价值的。

在利用数据这一条,还是要给大家推荐一下咱们2号人事部的数据分析和“报告老板”功能,不仅有各种人事报表模板,还能一键生成汇报文件,让总结不再是HR头疼的事,用更多的精力来提升自己!点这里,免费用!

课后小作业:在利用数据时,描述性数据、管理性数据和运营性数据三选一,你用的最多的是哪种?

描述性数据:指标、总量、均值、极值等,例如:总人数、总人工成本、平均人数、平均薪酬等;

管理性数据:体现HR工作效能的数据,例如:招聘完成率等、人均招聘成本、招聘到岗率等;

运营性数据:与财务、销售等部门的数据有关系的数据。

(作者:三茅人力资源网 编辑:长治人才网)